¿Cómo atraer más asistentes a tu evento?

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¿Cómo atraer más asistentes a tu evento?

5 tips para lograr una mayor participación

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1. Define la fecha y el lugar adecuados

Respecto a la fecha, debes tener en cuenta la época del año, los días de la semana y hora del día para marcar la diferencia en tu evento.

Las mañanas son ideales para seminarios y juntas de trabajo; para los eventos de reconocimiento y/o networking, el mejor horario es después de trabajar, mientras que para eventos privados, los mejores momentos son las tardes y las noches de los fines de semana.

Para los eventos de negocios los mejores días son los martes y jueves, y se deben tratar de evitar lo lunes y los viernes si es posible. En cambio los eventos privados se pueden celebrar casi cualquier día del año a condición de que las horas de la celebración sean las adecuadas.

En cuanto al lugar, una de las razones más importantes para dejar de ir a un evento, es la desmotivación que genera a los asistentes el haber elegido un lugar inadecuado, por precio o distancia. Procura encontrar el lugar más conveniente para la mayoría de los asistentes y asegurarte de que sea lo suficientemente distintivo para asegúrate un evento inolvidable, pero al mismo tiempo que no sea no tan caro que haga que el precio por participante suba demasiado.

Recuerda que un factor muy importante es el acceso (ya sea por transporte público o privado) y las opciones de estacionamiento de vehículos.

En todos estos casos, da a conocer la fecha y el lugar lo antes posible e inclúyelo en las diferentes formas de comunicación que tengas.

2. Define el público.

No es lo mismo invitar a una mamá a pláticas de bebés, que a ejecutivos y directivos de corporaciones a pláticas de negocios. Inclusive, dentro del mismo evento podrías tener más de una audiencia definida, por lo que es sumamente importante definir los diferentes tipos de audiencia a quienes vas a invitar.

Aprovechando el mundo de comunicación digital, es muy fácil segmentarlos, así que si creas tu evento e inviertes en publicidad, puedes segmentar a personas por ciertas características demográficas (intereses, género, edad, ubicación) y tener mayor certeza de que las personas que están viendo la publicidad de tu evento, son el perfil de las personas a las que quieres llegar.

3. Invitaciones

Una vez que has definido el público, crea diferentes invitaciones para los diferentes sectores que puedas identificar; por ejemplo, y siguiendo el tema de las mamás, puedes dividir en mamás primerizas (con el número de hijos que tengan), de diferentes estratos económicos o inclusive por diferente zona geográfica. Obviamente a mayor información de tus invitados, mejor podrás dividir la base de datos.

Es muy importante crear interés en el evento mediante el diseño y creación de una invitación clara y bien estructurada. La invitación tiene que ser atractiva y particular para cada segmento: Si todo lo que publicamos tiene el mismo formato, nuestros fans se empezarán a cansar, y pasarán estas notificaciones sin interactuar con ellas.

Una vez que esté lista la invitación, difúndela en tus bases de datos y haz versiones web de la misma para que se puedan publicar y compartir en redes sociales con el fin de que puedas lograr mayor alcance.

Si no cuentas con una base de datos que te permita dividirlos fácilmente, acércate con tu proveedor de registro para que te apoyen en la creación de los formularios, de modo que en un futuro te permitan segmentar más fácilmente tu base de datos.

4. Aprovecha la tecnología

Existe una gran cantidad de tecnología que aunque no esté directamente pensada en los eventos, puedes hacerla parte del mismo de modo que generen una experiencia diferente, creando historias y memorias en tus asistentes.

Aquí te listamos algunos ejemplos que puedes utilizar:

5. Agradece

Aunque suene filosófico, AGRADECE... El evento existe gracias a tus asistentes, aunque paguen o no. Los asistentes son los que hacen que el evento exista y son los que de alguna manera pagan el evento. Aunque me digas "No, este evento lo pagan los expositores", no es cierto... Los expositores pagan porque saben que van a venderle a los asistentes.

Una vez terminado el evento, manda un par de comunicados:

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